POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE SOTHEBY’S INTERNATIONAL REALTY QUÉBEC
Cette politique de confidentialité comporte dix principes observés par Sotheby's International Realty relativement à la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.
Cette politique est sujette à changement et peut être complétée ou modifiée par de nouvelles conditions applicables entre Sotheby's International Realty Québec et un particulier.
DÉFINITIONS
La « collecte » est l’action de recueillir, acquérir, enregistrer ou obtenir des renseignements personnels.
Le « consentement » est l’accord volontaire donné pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels dans un but précis. Le consentement peut être exprimé, implicite ou présupposé et peut être fourni directement par l’individu ou son représentant autorisé. Le consentement exprimé peut être fourni de vive voix, électroniquement ou par écrit. Le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction de l’individu. La présomption du consentement que l’on considère pour être donné conformément à la législation applicable ou autres règlements.
La « divulgation » est le fait de rendre ces renseignements disponibles à un tiers.
Les « renseignements personnels » sont les renseignements au sujet d’une personne identifiable n’incluant pas des renseignements cumulatifs qui ne peuvent être associés à une personne en particulier. Les renseignements personnels excluent également certains renseignements exclus en vertu de la législation applicable ou autres règlements tels que des renseignements accessibles au public ou des renseignements de contact d’affaires le cas échéant.
Le « tiers » est une personne ou un organisme extérieurs à Sotheby's International Realty Québec.
L’« utilisation » est le traitement et la gestion des renseignements personnels par et à l’intérieur d’un organisme.
Principe 1 — Responsabilité
1.1 Sotheby's International Realty Québec doit désigner une ou plusieurs personnes pour être responsable de la conformité avec la politique
1.2 Sotheby's International Realty Québec se doit de faire connaître, sur demande, le nom de la personne ou des personnes désignées pour superviser la conformité de Sotheby's International Realty Québec avec la politique
1.3 Sotheby's International Realty Québec est responsable des renseignements personnels en sa possession ou à sa disposition. Sotheby's International Realty Québec se doit de utiliser les moyens appropriés pour protéger les renseignements personnels pendant que ces renseignements sont traités par un tiers relativement à Sotheby's International Realty Québec (voir principe 7)
1.4 Sotheby's International Realty Québec se doit d’implanter les politiques et procédures pour mettre en vigueur cette politique.
Principe 2 – Identifier l’intention de la collecte de renseignements personnels
2.1 Sotheby's International Realty Québec collecte des renseignements personnels aux fins de:
Des références supplémentaires aux « intentions connues » se rapportent aux intentions identifiées à ce principe.
2.2 Sotheby's International Realty Québec doit, selon les circonstances, spécifier de vive voix, électroniquement ou par écrit les intentions connues à la personne au préalable ou au moment de la collecte de renseignements. Les personnes effectuant la collecte des renseignements devront, sur demande, donner des détails complets sur les intentions connues ou diriger la personne à la personne désignée à l’intérieur de Sotheby's International Realty Québec qui offrira alors les explications nécessaires.
Principe 3 — Consentement
Lorsque requis par la loi applicable, le consentement et la compréhension d’une personne protégée sont requis pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels.
Sotheby's International Realty Québec peut divulguer des renseignements personnels sans consentement ou connaissance à un avocat où autre conseiller représentant Sotheby's International Realty Québec pour le recouvrement d’une créance, se conformer à une assignation, un mandat ou une ordonnance d’un tribunal par ailleurs exigé ou autorisé par la loi.
3.1 Lors de l’obtention d’un consentement, Sotheby's International Realty Québec doit démontrer un effort raisonnable afin de s’assurer que la personne est informée de l’intention connue de l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements personnels. Les intentions doivent être formulées de manière à être suffisamment comprise par la personne.
3.2 De façon générale, Sotheby's International Realty Québec se doit d’obtenir le consentement de pouvoir utiliser et divulguer les renseignements au moment de l’obtention de ceux-ci. Cependant, Sotheby's International Realty Québec peut tenter d’obtenir le consentement de l’utilisation et la divulgation de renseignements personnel après l’obtention mais avant qu’ils soient utilisé où divulgué dans une nouvelle intention.
3.3 Sotheby's International Realty Québec enjoindra les personnes à consentir à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels à titre de condition dans le but d’obtenir un produit ou service seulement si cette collecte, utilisation ou divulgation est raisonnablement valable dans le but de réaliser l’intention connue.
3.4 Lors de la détermination du formulaire de consentement, Sotheby's International Realty Québec doit prendre en considération le caractère critique des renseignements personnels et les attentes raisonnables de la personne.
3.5 En matière de consentement pour l’utilisation ou la divulgation d’une utilisation particulière, une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions juridiques ou contractuelles et préavis raisonnable. Les personnes peuvent contacter Sotheby's International Realty Québec pour de plus amples informations en regard des implications dues au retrait de consentement.
Principe 4 – Restrictions à la collecte de renseignements personnels
Sotheby's International Realty Québec doit restreindre la collecte de renseignements personnels à ce qui est strictement nécessaire aux intentions connues identifiées par Sotheby's International Realty Québec et permis par la loi.
4.1 Sotheby's International Realty Québec collecte des renseignements personnels principalement de personnes concernées par ces renseignements
4.2 Sotheby's International Realty Québec peut également recueillir des renseignements personnels d’autres sources incluant les agences d’évaluation de crédit ou autre tiers signalant le droit de divulguer des renseignements ou par ailleurs admissible par la loi.
Principe 5 – Restriction à l’utilisation, la divulgation et la conservation de renseignements personnels
Sotheby’s International Realty Québec ne peut utiliser ou divulguer des renseignements personnels dans une intention autre que celle pour laquelle ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou tenu par la loi. Sotheby's International Realty Québec doit conserver les renseignements personnels seulement tant que nécessaire à l’exécution des intentions connues ou celles requises et permises par la loi.
5.1 Sotheby's International Realty Québec peut divulguer des renseignements personnels d’un individu à:
5.2 Seuls les employés de Sotheby's International Realty Québec ayant affaire à connaître ou tel que raisonnablement requis par leurs fonctions, obtiennent l’accès aux renseignements sur les personnes.
5.3 Selon les circonstances, là où les renseignements auront été utilisés afin de prendre une décision sur une personne, Sotheby's International Realty Québec conservera, pendant une période de temps raisonnable, soit les renseignements ou les motifs de la prise de décision.
5.4 Sotheby's International Realty Québec se doit de maintenir un contrôle, calendrier et pratiques raisonnables et systématiques pour la conservation et la destruction des renseignements et archives s’appliquant aux renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents à l’intention connue ou tel que requis ou permis par la loi pour leur conservation. De tels renseignements doivent être détruits, effacés ou dépersonnalisés.
5.5 Le cas échéant, Sotheby's International Realty Québec peut communiquer des mises à jour sur les renseignements personnels à un tiers.
Principe 6 — Exactitude
Sotheby’s International Realty Québec prendra les mesures nécessaires afin d’assurer à ce que les renseignements personnels soient exact, complets et récents tel qu’ils conviennent à ses besoins.
6.1 Les renseignements personnels utilisés par Sotheby's International Realty Québec devront être suffisamment exacts, complets et récents afin de minimiser la possibilité que des renseignements incorrects soient utilisés pour prendre une décision à propos d’un individu.
6.2 Sotheby's International Realty Québec se doit de mettre à jour les renseignements personnels sur les personnes lorsque raisonnablement nécessaire pour réaliser les fins auxquelles ils sont destinés ou tel que requis par la cette même personne.
Principe 7 – Mécanisme de sécurité
Sotheby’s International Realty Québec se doit de protéger les renseignements personnels par des mécanismes de sécurité appropriés à la sensibilité de l’information.
7.1 Sotheby’s International Realty Québec se doit de prendre les mesures qui s’imposent afin de protéger les renseignements contre de tels risques que sont la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la reproduction, l’utilisation, la modification ou la destruction.
7.2 Sotheby’s International Realty Québec se doit de prendre les mesures qui s’imposent afin de protéger les renseignements personnels contre la divulgation à un tiers, par exemple par entente contractuelle stipulant l’aspect confidentiel des renseignements et les fins auxquelles ils sont destinés.
Principe 8 — Transparence
Sotheby’s International Realty Québec se doit de rendre facilement accessible aux personnes tout renseignement spécifique à propos de ses politiques et pratiques relativement à la gestion des renseignements personnels.
8.1 Des copies de la politique de confidentialité seront disponibles sur demande
8.2 Sotheby’s International Realty Québec se doit de communiquer des informations claires et faciles à comprendre sur ses politiques et procédures incluant :